Τις περισσότερες φορές πάντως, ο φόβος που υπάρχει είναι μήπως ταυτόχρονα με εμάς το παρατηρήσει και ο εργοδότης μας... Πέρα πάντως από την εργασία, η έλλειψη αποτελεσματικότητας, μας απομακρύνει από τους στόχους μας και τα όνειρά μας και μας κάνει λιγότερο ευτυχισμένους απ' όσο θα θέλαμε.
Δυστυχώς αρκετοί άνθρωποι κατηγορούν για την αναποτελεσματικότητά τους εξωγενείς παράγοντες, τους άλλους, τον καιρό, την κακή τους τύχη, την έλλειψη χρόνου. Έτσι όμως ποτέ δεν θα γίνουν κύριοι της μοίρας τους, της επιτυχίας τους, της ευτυχίας τους και κατακτητές των ονείρων τους.

Για αυτόν που γνωρίζει λίγο πιο βαθιά τα πράγματα και κατανοεί καλύτερα τον κόσμο, η επιτυχία, η ευτυχία κ.λ.π., είναι εσωτερικές έννοιες, είναι προβολές εσωτερικών καταστάσεων του ανθρώπου. Όλοι οι άνθρωποι έχουν τη δύναμη να πραγματώσουν τα όνειρά τους και τους στόχους τους. Και αυτοί που το κατάφεραν ξέρουν πολύ καλά ότι δεν στηρίχθηκαν σε εξωγενείς παράγοντες αλλά στα δικά τους πόδια.

Ο κυριότερος παράγοντας που οφείλει να βελτιώσει κάποιος προκειμένου να αυξήσει την αποτελεσματικότητά του, είναι ο χρόνος. Είναι αυτός που ενώ είναι ίδιος για όλους, λίγοι είναι αυτοί που τον αξιοποιούν σωστά. Ο χρυσός κανόνας για το χρόνο είναι: ''Ξόδεψε χρόνο, για να έχεις χρόνο''. Χρειάζεται δηλαδή να χρησιμοποιούμε τον χρόνο και να τον αξιοποιούμε αντί να τον αφήνουμε να φεύγει ανεκμετάλλευτος, π.χ. βλέποντας TV.

Οι παράγοντες που μας κάνουν να μην διαχειριζόμαστε σωστά το χρόνο μας, είναι οι εξής:

1) Τα αρνητικά οφέλη μίας κακής διαχείρισης:

Διάφορα πιστεύω όπως:
α) Χρειάζομαι στρες για να αποδώσω, άρα πρέπει να με πιέζει ο χρόνος,
β) Αν οργανώσω σωστά το χρόνο, τότε όλα θα είναι προγραμματισμένα και θα χάσω την ελευθερία μου,
γ) Αν είχα χρόνο, δεν θα είχα τι να κάνω,
δ) Αν είμαι ανοργάνωτος μπορεί να προκαλέσω την προσοχή των άλλων, πράγμα που θέλω.
Είναι που μας κάνουν να μην ενδιαφερόμαστε ιδιαίτερα να διαχειριστούμε την αποτελεσματικότητά μας.

2) Διάφορες εσωτερικές ''φωνές'' - ελαττώματα που μας δυναστεύουν τόσο περισσότερο, λιγότερο όσο είμαστε ο εαυτός μας.

Αυτές είναι:
α) Κάνε το γρήγορα, βιάσου. Μας ενδιαφέρει κάτι να γίνει γρήγορα και όχι τόσο καλά,
β) Να είσαι ευχάριστος. δηλαδή κάνουμε τα πράγματα όχι όπως τα θέλουμε, αλλά όπως τα θέλουν οι άλλοι,
γ) Να είσαι τέλειος. Συνεχώς αναβάλουμε την έναρξη ή την περάτωση της εργασίας μας, με την πρόφαση ότι θέλουμε όλα να είναι τέλεια,
δ) Να είσαι δυνατός, δηλ. δούλευε ασταμάτητα ανεξάρτητα από την κούραση,
ε) Μην επιλέγεις το απλό, κάνε προσπάθειες. Έτσι παρατείνουμε άσκοπα πολλές εργασίες χωρίς λόγο.

3) Παράγοντες χασίματος χρόνου:
Είναι συνήθως εξωτερικοί παράγοντες που όμως δεν καταφέρνουμε να τους ελέγξουμε και να κυριαρχήσουμε πάνω τους (ένα αναπάντεχο τηλεφώνημα).

Είναι σίγουρο ότι όταν παρατηρήσουμε τον εαυτό μας με προσοχή και ειλικρίνεια, τότε θα τον αναγνωρίσουμε σε μία ή περισσότερες από τις παραπάνω περιπτώσεις. Όποια κι αν είναι η αδυναμία μας, το αποτέλεσμα είναι το ίδιο. Θα πρέπει να κατανοήσουμε ότι η έννοια της αποτελεσματικότητας, υπερβαίνει την απλή διαχείριση του χρόνου. Δεν πρόκειται να τα καταφέρουμε αν εφαρμόσουμε μηχανικά κάποιες τεχνικές χωρίς πρώτα να έχουμε κατανοήσει το πραγματικό πρόβλημα. Και αυτό είναι η δική μας ανικανότητα να δημιουργήσουμε ολοκληρωμένα και να ενώσουμε την θεωρεία με την πράξη.

Ο φιλόσοφος (με την κλασσική αρχαιοελληνική έννοια) είναι αυτός που ξεφεύγει από το επίπεδο της κοινής πράξης και ανεβαίνει στο επίπεδο της συνειδητής Δράσης. Η πράξη είναι η ασυνείδητη ή καταναγκαστική εργασία, ενώ η Δράση είναι η αυτόβουλη εργασία. Ο φιλόσοφος λοιπόν δεν πράττει αλλά δρα, δεν δουλεύει αλλά εργάζεται. Και η κάθε εργασία αποτελεί απόδειξη της δημιουργικότητάς του.

Και επειδή ακριβώς ένας τέτοιος ''ανώτερος άνθρωπος'' όπως θα έλεγε και ο Κομφούκιος, ξέρει να προλαμβάνει τις καταστάσεις και όχι να τον προλαβαίνουν αυτές, γι'αυτό και το πρώτο πράγμα που κάνει πριν ξεκινήσει μια εργασία, είναι να την οργανώσει.

ΣΧΕΔΙΟΠΟΙΗΣΗ

Η σχεδιοποίηση των στόχων είναι το κλειδί για την επίτευξή τους. Σχεδιοποίηση σημαίνει να φανταστούμε το που θέλουμε να φτάσουμε και τι θέλουμε να πετύχουμε, με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη πληρότητα. Αναφέρεται στην ικανότητά μας να προβληθούμε στο μέλλον ή στο νοητό κόσμο και να δημιουργήσουμε εκεί το αρχέτυπο, την εικόνα του στόχου. Κύριο ρόλο παίζει η σαφήνεια με την οποία θα καθορίσουμε τον χώρο και το χρόνο που χρειαζόμαστε, καθώς και τα σκαλοπάτια από τα οποία θα περάσουμε. Δεν πρέπει να είμαστε καθόλου φειδωλοί στον καθορισμό των λεπτομερειών. Αναφέρεται ότι ο Μέγας Ναπολέων έλεγε στους άμεσους συνεργάτες του ότι κερδίζει τις μάχες, επειδή πρώτα τις φανταζόταν στο νου του και προσπαθούσε να προβλέψει όλα τα χαρακτηριστικά και τις λεπτομέρειές τους. Πρώτα έβγαινε νικητής στις μάχες του μυαλού του και στη συνέχεια νικούσε και στο φυσικό επίπεδο.

Στην περίπτωση που έχουμε περισσότερους του ενός στόχους, όπου όλοι απαιτούν το χώρο και το χρόνο τους, είναι αναγκαίο να μπορέσουμε να τους ιεραρχήσουμε.

Υπάρχει μια μέθοδος κατάταξης, η οποία ονομάζεται αρχή του Αϊζενχάουερ και προέρχεται από τον γνωστό Αμερικανό στρατηγό.

Σύμφωνα με την μέθοδο αυτή, οι εργασίες ταξινομούνται σε 4 κατηγορίες:

1η: Πολύ σημαντικές και επείγουσες που πρέπει να πραγματοποιηθούν αμέσως.

2η: Σημαντικές αλλά όχι επείγουσες. Θα πρέπει να καθορίσουμε προθεσμία πραγματοποίησης για να γίνουν οπωσδήποτε.

3η: Επείγουσες αλλά όχι σημαντικές. Είναι εργασίες ρουτίνας που πρέπει να πραγματοποιηθούν.

4η: Ούτε επείγουσες, ούτε σημαντικές. Πρέπει να τις αφήνουμε για το τέλος και χωρίς να είναι ανάγκη και να τις κάνουμε.

* Η Σχεδιοποίηση των στόχων αναλύεται σε δύο τομείς: τον ποσοτικό και τον ποιοτικό. Ο ποσοτικός περιλαμβάνει διάφορα στάδια εφαρμογής και οργάνωσης.

Ωστόσο η σχεδιοποίηση δεν σταματάει εδώ. Χρειάζεται κάθε στόχος να αναλυθεί σε υποστόχους και αυτοί (αν είναι δυνατόν σε ακόμα μικρότερους). Ο κάθε υποστόχος αποτελεί μέσο για την επίτευξη του ανώτερου στόχου.

Επίσης για κάθε υποστόχο πρέπει να καθορίσουμε τον χρόνο πραγματοποίησης καθώς και τα μέσα που θα χρειαστούν. Η ύπαρξη των επιμέρους υπο-στόχων, είναι αναγκαία για 2 λόγους: α) Να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε ένα δρόμο βατό και εφικτό που να ξεκινάει από εμάς και την κατάσταση στην οποία βρισκόμαστε και να καταλήγει στον επιθυμητό στόχο, β) Τα στάδια-υποστόχοι αποτελούν σταθμούς επαλήθευσης και επιβεβαίωσης για την πορεία προς τον τελικό στόχο.

Ποιοτική οργάνωση:

Στο στάδιο της οργάνωσης του χρόνου, θα πρέπει να γνωρίζουμε ότι ο βαθμός απόδοσής μας σε οποιαδήποτε εργασία ποικίλλει και δεν είναι σταθερός. Θα έχουμε παρατηρήσει ότι δεν μπορούμε να μελετήσουμε το ίδιο όλες τις ώρες της ημέρας. Μερικοί έχουν μεγαλύτερη διαύγεια το πρωί και άλλοι τις νυχτερινές ώρες. Σε κάποιους το καλοκαίρι σημαίνει μείωση της επαγγελματικής δραστηριότητας και σε άλλους φόρτος εργασίας.

Έτσι λοιπόν θα πρέπει πάντα να έχουμε υπόψη μας τον βιολογικό, ψυχολογικό και νοητικό μας βιορυθμό, καθώς και τον επαγγελματικό, κοινωνικό και οικογενειακό μας κύκλο, στη διάρκεια του χρόνου.

ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ

Αφού έχουμε οργανώσει πλήρως τον χρόνο μας και έχουμε δημιουργήσει μια ολόκληρη αλυσίδα στόχων, μέσων και αποτελεσμάτων, ξεκινάμε την αντιμετώπιση των εργασιών.

Θα πρέπει να είμαστε έτοιμοι για το απρόβλεπτο. Η πραγματικότητα επιφυλάσσει πολλές εκπλήξεις που δεν είναι δυνατόν να προβλεφθούν. Πρέπει να είμαστε ικανοί ή να ενσωματώσουμε το απρόβλεπτο ή να το αποφύγουμε. Πολλές φορές μας παρουσιάζονται εργασίες, τις οποίες δεν ανήκουν στον προγραμματισμό μας.

Όμως μη όντας ικανοί να πούμε ''όχι'' στον συνεργάτη ή στον φίλο που ζητάει μια χάρη, φορτώνουμε τον χρόνο μας με πρόσθετα βάρη που βουλιάζουν οποιοδήποτε πρόγραμμα. Πρέπει να μπορούμε να λέμε ''όχι'' στους άλλους, ευγενικά και επιβεβαιωμένα. Η πειθαρχία στον στόχο είναι μονόδρομος επιτυχίας και πειθαρχία σημαίνει σωστή τήρηση του προγράμματος και αντίσταση όχι μόνο στις επιθυμίες των άλλων, αλλά πάνω απ' όλα στον εαυτό μας. Η αναβλητικότητα, η αναζήτηση του εύκολου δρόμου, οι συνεχείς διακοπές και η λανθασμένη σειρά στην εκτέλεση των εργασιών, είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που μας οδηγούν στην αποτυχία.

Ωστόσο δεν θα πρέπει να πέσουμε στο λάθος της νοητικής και ψυχολογικής ακαμψίας. Τα σχέδιά μας υπόκεινται σε συνεχή αναδιοργάνωση. Δεν θα πρέπει να αντισταθούμε στις αλλαγές αλλά όποιες κι αν είναι αυτές, θα πρέπει να εξυπηρετούν τους σκοπούς μας αλλιώς είναι επιζήμιες.

ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ

Η αποτίμηση περιλαμβάνει 2 τομείς:

-Την αποτίμηση των επιμέρους στόχων.

Μας βοηθάει να κάνουμε μια επισκόπηση του σημείου που έχουμε φθάσει σε σχέση με το σημείο που είχαμε προγραμματίσει. Καλό θα ήταν να κάνουμε επισκόπηση κάθε φορά που συμπληρώνουμε ένα 10% επιπλέον προόδου.

-Την τελική αποτίμηση του στόχου και κρίση για την αποτυχία ή επιτυχία του.

Σ'αυτήν προσδιορίζουμε το ποσοστό επιτυχίας, αν μπορεί να μετρηθεί κάτι τέτοιο. Σε κάθε μεγάλο ή μη στόχο πρέπει να κάνουμε αποτίμηση για να μπορούμε να βρούμε τα λάθη που έγιναν στην πορεία. Η μελέτη των λαθών και η αναζήτηση των αιτιών τους, θα μας βοηθήσει να μην τα επαναλάβουμε την επόμενη φορά. Η ανακάλυψη αυτών των αιτιών είναι μια πανάρχαια τεχνική που οι άνθρωποι χρησιμοποίησαν για την πνευματική τους εξέλιξη. Λέγεται ότι οι Πυθαγόρειοι πραγματοποιούσαν αυτή την αποτίμηση κάθε μέρα και αυτό τους βοηθούσε να βελτιώνονται συνεχώς.

Τα τρία αυτά στάδια που αναφέραμε (Σχεδιοποίηση, Αντιμετώπιση, Αποτίμηση) είναι τα αναγκαία για την αποτελεσματικότητα οποιασδήποτε εργασίας ή στόχου. Μπορεί να εφαρμοστεί και στις πιο μικρές εργασίες, όπως και στην πραγματοποίηση των απώτερων στόχων της ζωής μας. Χρησιμοποιώντας τα, είναι δυνατόν κανείς να καταφέρει να φτάσει εκεί που ονειρεύεται.

Η επιτυχία ή όχι του καθενός, δεν εξαρτάται από κανέναν άλλον παρά μόνο από τον εαυτό του. Κανείς δεν μπορεί να αποτιμήσει τη δράση του άλλου παρά μόνο ο ίδιος.

Η αποτελεσματικότητα σ' αυτά που κάνουμε, είναι ο θεμέλιος λίθος για μια ευτυχισμένη ζωή.